Paperless: Durchgefallen

Vor ca. 2 Tagen begann ich mit einer ernsthaften Analyse, wie ich die Dokumente aus meinem DMS "ecodms" nach Paperless migireren könnte.

Denn überall war zu lesen, wie mächtig, modern und toll Paperless (NGX) sei.

Heute war dann endlich der Tag, Paperless-NGX in meinem Docker Swarm zu starten. Spoiler: Zeitverschwendung.

Warum Paperless durchgefallen ist

Ja, ECODMS und Paperless unterscheiden sich in einigen Konzepten grundlegend. Und das ist ja erstmal gar nicht verkehrt:

• Tags statt Ordner
• Korrespondenten
• im Dateisystem abgelegte PDFs

Leider haben Ordner aber auch ihre Vorteile, sie sind nämlich ein festes Gerüst um das herum Tags die Feinheiten lösen können. Fehlt dieses Gerüst, entsteht schnell ein Wildwuchs aus Tags. Denn im Gegensatz zu Ordnern bieten Tags keinerlei Hierarchien! D.h. entweder baut man diese durch Tags "Haus/Rechnungen" oder vergibt 2 Tags "Haus" und "Rechnung". Und weil das in der Praxis nicht immer klar ist, entstehen beide Varianten.

Importierte Dokumente werden zudem gleich einsortiert, per Tag könnte man diese markieren - ja, ernsthaft. Oder per Workflow darauf reagieren und sie dann irgendwie anders zusätzlich markieren. Aber trotzdem muss man sie eben dann suchen. Und das Ergebnis vom Suchen ist nicht zwingend das finden, denn diese Markierung aus dem Import muss ja dann auch bewusst entfernt werden. Denn ansonsten hat man da schnell Dokumente, die zwar bearbeitet wurden, aber immer noch als importiert markiert sind. Das erfordert also wieder diese Disziplin in der Praxis, die schon bei Tags schief geht.

Dazu dann gleich bei meinem ersten Test mit Custom Field, also benutzerdefinierten Feldern der Super-GAU: Man kann diese leicht zu einem Dokument hinzu fügen. Leider auch genau so leicht löschen. Und dann verschwinden sie auch komplett aus dem Verlauf des Dokuments. Fügt man das Feld wieder hinzu, ist der Verlauf auch wieder da.

Man kann auch leicht jedes Dokument löschen, ratz fatz ist dann mal eben ein wichtiges Dokument weg.

Fazit: ECODMS ist sicherlich nicht die einfachste Lösung und die Bedienung hat ihre Tücken. Aber Paperless hat seine Tücken darin, dass eben alles ganz einfach geht und jeder Anwender genau wissen muss, was er tut, damit diese Einfachheit auch in der Praxis nützlich ist.

Software soll keinen Selbstzweck erfüllen. Sie soll dem Anwender helfen, die soll ihn vor Fehlern bewahren. Ja, sie soll ihm leicht von der Hand gehen und nicht neue Abläufe auszwingen.

ECODMS zwingt Abläufe auf, aber führt den Anwender dabei immerhin so an der Hand, dass er nichts kaputt machen kann. Paperless zwingt keine Abläufe auf, sondern verlangt vom Anwender permanente Aufmerksamkeit, sonst sind Daten irgendwo im digitalen Nirvana verschwunden.

Das ist wohl der Unterschied zwischen Software, die für einen Anwendungszweck entwickelt wurde und Software, die ohne Ziel hingebastelt wurde und teilweise nützlich ist.

2 Tage Lebenszeit und Speicherplatz verschwendet.